Privacyverklaring Aarle Mondzorg voor medewerkers en sollicitanten

Privacyverklaring Aarle Mondzorg voor medewerkers en sollicitanten

Kernwaarden

Bij Aarle Mondzorg hechten wij groot belang aan de privacy. Om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen, hanteren wij een aantal kernwaarden:

  • Informeren– Wij willen u zo goed mogelijk informeren hoe en waarom wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring.
  • Verzameling beperken– Wij letten er nauw op dat onze verzameling van persoonsgegevens beperkt blijft tot alleen datgene wat echt nodig is voor de door u gebruikte diensten.
  • Geen marketing op basis van persoonsgegevens– Wij geven persoonsgegevens niet uit handen voor marketingdoeleinden.
  • Uw gegevens blijven bij ons– Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de juiste (salaris)administratie of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
  • Beveiligen– Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en eisen dat ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
  • Wij respecteren uw wettelijke rechten – Op basis van de wet heeft u verschillende rechten. In deze privacyverklaring informeren wij u daarover.

In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe wij deze kernwaarden in de praktijk brengen en uw recht op privacy respecteren en beschermen.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Afhankelijk van de fase van de arbeidsrelatie kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor de onderstaande doelen:

  • Sollicitatie – Indien u naar ons een sollicitatiebrief of CV opstuurt of aanvullende gegevens verstrekt tijdens een sollicitatie gesprek of op andere wijze, dan worden de gegevens die u verstrekt uitsluitend gebruikt voor de sollicitatie binnen onze praktijk.
  • Aanmelding en aanname– In het geval de sollicitatie tot een arbeidsovereenkomst leidt, dan worden er naast de wettelijke identificatie aanvullende gegevens gevraagd voor de aanmelding bij de salarisadministratie, pensioenfonds en arbodienst.
  • Dienstverband – Tijdens het dienstverband wordt er een beperkte administratie bijgehouden voor het uitvoeren van verschillende doeleinden: salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, vakantierecht, wettelijke verplichtingen (bv dienstverband, identificatie, Wkkgz, zorgverlening en stralingshygiëne), training en opleidingsstatus, beroepsgebonden vaccinatiestatus en beëindiging van dienstverband.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere dan bovengenoemde doeleinden verwerken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.

Op welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel op basis van een wettelijke grondslag. Voor de hierboven genoemde doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst: voor de doeleinden die gericht zijn op het dienstverband.
  • (Uitdrukkelijke) toestemming: voor de doeleinden die buiten de overeenkomst vallen, zoals sollicitatie of vrijwillige opleiding.
  • Gerechtvaardigd belang: in bepaalde gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Dat is bijvoorbeeld het geval bij verbetering van onze dienstverlening als praktijk en die geen of een beperkte invloed hebben op uw persoonlijke levenssfeer.
  • Wettelijke verplichting: voor een aantal doeleinden die gericht zijn op het dienstverband of zorgverlening verwerken van uw gegevens op basis van een wettelijke grondslag.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken of waarbij er een wettelijke verplichting is (bijvoorbeeld BSN en identificatie).  Afhankelijk van de fase van de arbeidsrelatie kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

  • uw naam, adres en woonplaats;
  • uw contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
  • uw geslacht, geboortedatum en burgerlijke staat;
  • Bankrekeningnummer;
  • Burgerservicenummer (BSN) en identiteitsbewijs;
  • Communicatie en interactie gegevens (hierbij moet u denken aan sollicitatie, verzoeken en veranderingen tijdens het dienstverband, verslagen van werkgesprekken);
  • Vaccinatiestatus;
  • Opleidings- en ervaringsgegevens;

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld salarisadministratie en pensioenfonds) of een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden nimmer langer bewaard dan nodig is voor de in deze privacyverklaring omschreven doelen, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Aarle Mondzorg bewaart gegevens van medewerkers voor zover vereist op basis van fiscale boekhoud- en administratieplicht gedurende een periode van 7 jaar.

Voor zover de betreffende gegevens niet vallen onder de fiscale boekhoud- en administratieplicht, hanteert Aarle Mondzorg de volgende bewaartermijnen:

  • Loonadministratie (gedurende 5 jaar)
  • Loonbelastingverklaring (gedurende 5 jaar na uitdiensttreding)
  • Kopie identiteitsbewijs werknemer (gedurende 5 jaar na uitdiensttreding)

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen tijdens het sollicitatieproces of dienstverband met u gecommuniceerd worden.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Aarle Mondzorg en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Hiertoe kunt u een verzoek sturen naar de onderstaande contactgegevens. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek.

Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen door middel van de onderstaande contactgegevens.

Contact

Functionaris voor Gegevensbescherming
Aarle Mondzorg
St Franciscusweg 6
5684 LZ Best

E-mail: info@aarlemondzorg.nl
Telefoon: 0499- 332025

KvK nummer: 17252546